Podyplomowe Studia "Office Manager" - Zaoczne

Szczegóły Podyplomowe Studia "Office Manager" - Zaoczne - Gdańsk - Pomorskie

• Cele
  * Umiejętność kreowania pozytywnego wizerunku siebie i firmy;
  * Skuteczność działania w sytuacjach trudnych i stresujących;
  * Świadomość prezentowanego stylu bycia i jego wpływ na wizerunek firmy
  w oczach klienta;
  * Umiejętność lepszego planowania, organizowania i efektywnego wykorzystywania czasu pracy;
  * Umiejętność profesjonalnej obsługi komputera w pracy biurowej;
  * Umiejętność usprawniania procesu komunikacji;
  * Doskonalenie umiejętności i pogłębianie wiedzy z zakresu prowadzenia biura, księgowości oraz finansów.
• Praktyki
  Studia prowadzone są przez Gdańską Fundację Kształcenia Menedżerów we współpracy z Wydziałem Nauk Politycznych Akademii Humanistycznej im. Aleksandra Gieysztora.
• Profil słuchacza / wymogi
  Studia adresowane są do kierowników biur i asystentek pragnących doskonalić swoje umiejętności oraz doświadczenie zawodowe pod okiem fachowej kadry trenerskiej.
  Warunki przyjęcia
  * ukończone studia wyższe
  * obowiązuje kolejność zgłoszeń
• Szczegółowe informacje
  Studia prowadzone są w znacznej części zgodnie z metodą ABL (Activity Based Learning) – warsztatu partycypacyjnego. Uczestnicy, doskonaląc określone umiejętności, pracują na przypadkach z pracy własnej oraz realnych przykładach, przedstawiają swoje rozwiązania na forum grupy, wspólnie znajdują rozwiązania. Na zajęciach stosowane są aktywne metody:  tzw. burza mózgów, praca w grupach, praca indywidualna, dyskusja, omawianie „case study”, praca z kamerą etc.
  

  
  Sesja I
  KLUCZOWE NARZĘDZIA PRACY KIEROWNIKA BIURA/ ASYSTENTKI
  Czas trwania: 2 dni (20 godzin)
  Prowadząca: Michał Brzeziński
  
  1.     Komunikacja interpersonalna
  

  • rola i znaczenie komunikacji  na stanowisku kierownika biura/ asystentki;
  • autoprezentacja - kierowanie wrażeniem wywieranym na innych;
  • identyfikacja źródeł zakłóceń w komunikowaniu się;
  • obraz firmy prezentowany klientowi – komunikacja werbalna i niewerbalna;
  • kluczowe narzędzia komunikacji interpersonalnej.

  2.     Komunikacja telefoniczna
  

  • specyfika kontaktu telefonicznego opartego na transmisji głosu i percepcji słuchowej;
  • charakterystyka osoby nadającej i odbierającej komunikaty;
  • rozmowa przychodząca, łączenie rozmów – zasady;
  • reklamacje telefoniczne - zarządzanie emocjami klienta i własnymi;
  • „ochrona” szefa przed niepożądanymi telefonami;
  • kultura i zasady pracy z telefonem („etykieta” komórkowa).

  Sesja II
  ORGANIZACJA BIURA ZARZĄDU I OBIEGU DOKUMENTÓW
  Czas trwania: 2 dni (20 godzin)
  Prowadzący: Maciej Sowiński, Rafał Ziarkowski
  
  1.     Obsługa zarządu i rady nadzorczej w zakresie dokumentacji
  

  • kluczowe dokumenty korporacyjne - regulamin zarządu, regulamin rady nadzorczej, regulamin zgromadzenia wspólników/ walnego zgromadzenia; uchwały organów spółek;
  • błędy organizacyjne związane ze zwoływaniem i przebiegiem zgromadzenia wspólników/walnego zgromadzenia;
  • księga protokołów zw/wz; księga udziałów/księga akcyjna; zasady sporządzania w/w dokumentów.

  2.     Rachunkowość, finanse
  

  • podstawy rachunkowości;
  • podstawowe pojęcia z zakresu rachunkowości;
  • zasady sporządzania sprawozdań finansowych;
  • podstawowe zasady ewidencji księgowej;
  • dokumentowanie operacji gospodarczych.

  Sesja III
  ZARZĄDZANIE CZASEM I RADZENIE SOBIE ZE STRESEM
  Czas trwania: 2 dni (20 godzin)
  Prowadzący:  Barbara Kątnik
  
  1.     Zarządzanie czasem
  

  • metody i techniki planowania czasu;
  • hierarchizacja zadań – priorytety;
  • złodzieje czasu;
  • definiowanie celów zawodowych i prywatnych;
  • organizacja spotkań, narad, konferencji, wyjazdów służbowych oraz imprez firmowych.

  2.     Radzenie sobie ze stresem – warsztat praktyczny
  

  • definicja stresu i jego wpływu na nasze życie;
  • kluczowe zagadnienia związane z przyczynami i objawami stresu;
  • praktyczne techniki radzenia sobie ze stresem.

  Sesja IV
  KORESPONDENCJA BIUROWA
  Czas trwania: 2 dni (20 godzin)
  Prowadzący: Wioletta Wasilewska, Wojciech Kotłowski
  1.     Komunikacja pisemna – obieg dokumentów
  

  • podstawowe zasady komunikacji pisemnej;
  • ewidencja korespondencji;
  • przeglądanie i przydzielanie korespondencji;
  • otwieranie przesyłek;
  • odbiór korespondencji;
  • czynności kancelaryjne;
  • sposób wysyłania pism.

  2.     Ryczałty samochodowe – warunki korzystania i zasady naliczania
  3.     Delegacje krajowe i zagraniczne – dokumentowanie i zasady rozliczania
  
  Sesja V
  DOSKONALENIE UMIEJĘTNOŚCI PROFESJONALNEGO WIZERUNKU KIEROWNIKA BIURA/ ASYSTENTKI
  Czas trwania: 2 dni (20 godzin)
  
  Prowadząca: Beata Bednarczyk
  1.     Asertywność w biurze
  

  • asertywny kontakt z klientem zewnętrznym i wewnętrznym: prośby i życzenia – jak mówić „nie” i jak mówić „tak”;
  • konstruktywna krytyka, pochwała;
  • umiejętne przekazywanie poleceń szefa innym pracownikom - delegowanie zadań do osób, które nie są z nimi w zależności służbowej.

  2.     Autoprezentacja – warsztat z kamerą
  

  • scenki przed kamerą  - rzeczywiste przykłady ze stanowiska pracy kierownika biura/ asystentki:
  • - autoprezentacja - mowa werbalna i niewerbalna;
  • - trudne rozmowy z klientami wewnętrznymi;
  • - trudne rozmowy z klientami zewnętrznymi.

  Sesja VI
  KLUCZOWE UMIEJĘTNOŚCI ZARZĄDZANIA BIUREM
  Czas trwania: 2 dni (20 godzin)
  Prowadzący: Beata Bednarczyk
  
  1.     Budowanie i kierowanie zespołem
  

  • rola i zadania lidera zespołu;
  • trudne rozmowy z członkami zespołu;
  • cechy skutecznych liderów;
  • źródła władzy lidera.

  2.     Rozwiązywanie konfliktów w zespole
  

  • identyfikowanie różnych form konfliktu;
  • style zachowania w sytuacjach konfliktowych;
  • radzenie sobie z konfliktami.

  Sesja VII
  BUDOWANIE PRAWIDŁOWYCH RELACJI Z KLIENTEM WEWNĘTRZNYM I ZEWNĘTRZNYM
  Czas trwania: 2 dni (20 godzin)
  Prowadząca: Wioletta Wasilewska
  1.     Typologia klienta
  

  • typologia klienta wewnętrznego i zewnętrznego;
  • pozytywne wywieranie wpływu na klienta;
  • algorytmy rozmowy z trudnymi klientami;
  • algorytmy reagowania na skargi i  reklamacji.

  2.     Elementy negocjacji
  

  • skuteczne metody negocjacji;
  • kluczowe etapy negocjacji;
  • style negocjacji;
  • praktyczne techniki negocjacyjne.

  Sesja VIII
  KLUCZOWE NARZĘDZIA KOMPUTEROWE POMOCNE W PRACY KIEROWNIKA BIURA/ ASYSTENTKI
  Czas trwania: 2 dni (20 godzin)
  Prowadzący: Janusz Gach
  
  1.     Zaawansowana komputerowa edycja dokumentów tekstowych
  

  • tworzenie i formatowanie prostych oraz złożonych dokumentów tekstowych;
  • wykorzystanie szablonów, kreatorów w tworzeniu nowego tekstu;
  • makra w przyspieszaniu i optymalizacji pracy;
  • grafika, wykresy, tabele i inne obiekty w dokumencie;
  • wykorzystywanie pól dla automatyzacji dokumentu;
  • arkusz kalkulacyjny MS Excel jako narzędzie profesjonalnej sekretarki;
  • tworzenie bazy adresowej w arkuszu kalkulacyjnym Excel;
  • wielowariantowa korespondencja seryjna.

  2.     Organizacja pola pracy na komputerze
  

  • porządkowanie i zarządzanie danymi na komputerze;
  • zabezpieczanie programów i danych;
  • segregowanie oraz archiwizacja dokumentów tekstowych;
  • konwersja plików zapisanych w różnych formatach.

  Sesja IX
  ZAWÓD KIEROWNIK BIURA/ ASYSTENTKA DYREKTORA, ZARZĄDU
  Czas trwania: 2 dni (20 godzin)
  Prowadząca: Beata Bednarczyk
  
  1.     Rola i znaczenie kierownika biura/ asystentki w profesjonalnym funkcjonowaniu biura, departamentu, zarządu
  

  • rola i znaczenie sekretariatu, biura zarządu w funkcjonowaniu firmy;
  • kluczowe zadania i czynności na stanowisku kierownika biura/ asystentki;
  • wiedza, umiejętności i doświadczenie niezbędne i pożądane na stanowisku kierownika biura/ asystentki;
  • profesjonalne biuro.

  2.     Zawód Kierownika Biura/ Asystentki
  

  • cechy osobowości profesjonalnego kierownika biura/ asystentki;
  • możliwości rozwoju zawodowego;
  • odpowiedzialność i kompetencja osób zarządzających biurem/ sekretariatem.

  3.     Właściwe relacje z przełożonym
  

  • zdefiniowanie kluczowych czynności i wymagań pożądanych przez przełożonego – zasady współpracy;
  • kluczowe oczekiwania szefa i kierownika biura/ asystentki w ramach współpracy – algorytm rozmowy;
  • narzędzia komunikacyjne a budowanie prawidłowych relacji – asertywność, analiza transakcyjna;
  • podstawowe błędy we współpracy z bezpośrednim przełożonym;
  • odpowiedzialność za powierzone zadania i podejmowane decyzje na stanowisku kierownika biura/ asystentki.

  Sesja X
  
  SAVOIR – VIVRE W BIZNESIE
  Czas trwania: 2 dni (20 godzin)
  Prowadzący: Barbara Kątnik, Agnieszka Pasternak
  
  1.     Savoir – vivre w biznesie
  

  • złote reguły dobrych manier w biznesie;
  • doskonalenie image kierownika biura/ asystentki;
  • etykieta biznesu: powitania, przedstawianie, tytułowanie, sztuka dyplomacji na co dzień;
  • różnice kulturowe – partnerzy zagraniczni;
  • zasady savoir - vivre w kontaktach biznesowych;
  • etykieta przy stole.

  
  2.     Sztuka makijażu – warsztat praktyczny
  

  • pokaz makijażu biznesowego;
  • porady wizażystki.

Inne informacje związane z marketing