Postępowanie z wytworzoną dokumentacją podlega ściśle określonym regulacjom i normom prawnym, podstawa prawna ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2002r., Nr 171, poz. 1396 – tekst jednolity z późn. zm.) nakłada na każdego aktotwórcę prawny obowiązek postępowania z wytwarzaną dokumentacją.
Korzyści dla uczestników
- Zapoznanie się z wewnętrznym obiegiem akt
- Zapoznanie się z systemem kancelaryjnym
- Umiejętność rejestrowania i znakowania spraw
- Umiejętność posługiwania się Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt
- Znajomość elektronicznego obiegu dokumentacji (podstawy prawne)
- Umiejętność załatwiania spraw
- Umiejętność prawidłowego uporządkowania dokumentacji, celem zdania do archiwum zakładowego lub składnicy akt
- Znajomość przekazywania akt do archiwum zakładowego lub składnicy akt
- Umiejętność prawidłowego postępowania z aktami organów nadzorczych
- Znajomość przyjmowania akt z komórek organizacyjnych wg „Terminarzu” do archiwum zakładowego lub składnicy akt
- Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
- Umiejętność postępowania z dokumentacją w razie reorganizacji lub likwidacji jednostki
Program szkolenia
- Zasady stosowania obowiązujących wewnętrznych aktów normatywnych
- „Instrukcji Kancelaryjnej”
- „Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt”
- „Instrukcji organizacji i działania archiwum zakładowego lub składnicy akt”
- Zapoznanie z obligatoryjnymi aktami wykonawczymi
- Ustawą z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
- Resortowymi aktami prawnymi regulującymi w całości lub częściowo zasady i tryb postępowania z dokumentacją specjalistyczną/statutową
- Zapoznanie się z nowymi przypisami wykonawczymi do ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
- Podstawy prawne dot. statutowej działalności jednostki
- Zasady redagowania własnych aktów normatywnych – uchwał, zarządzeń, decyzji oraz pism biznesowych, protokołów, sprawozdań, raportów, notatek i załączników
- Tworzenie prawidłowej dokumentacji aktowej jawnej (m.in. osobowej, płacowej, księgowej, technicznej, fotograficznej) przez właściwe przyporządkowanie pism do konkretnych spraw zgodnie z „Instrukcją Kancelaryjną" i „Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt”
- Klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji aktowej z podziałam na dokumentację archiwalną i niearchiwalną
- Zakładanie spisów spraw (przyporządkowanie pisma do danej sprawy)
- Prawidłowe przygotowanie dokumentacji aktowej do zdania do archiwum zakładowego przez chronologiczne uporządkowanie spraw wewnątrz teczek, opisanie teczek oraz sporządzenie spisów zdawczo – odbiorczych
- Zasady i sposoby porządkowania zalegającej dokumentacji aktowej na stanowiskach pracy
- Zadania archiwum lub składnicy akt w zakresie przyjmowanie akt z komórek organizacyjnych na podstawie „Instrukcji organizacji i zakresu działania archiwum lub składnicy akt” oraz „Terminarzu”
- Prowadzenie ewidencji dokumentacji aktowej zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
- Zasady i sposoby porządkowania zalegającej, nieuporządkowanej dokumentacji aktowej w archiwach zakładowych lub składnicach akt (segregacja dokumentacji na kategorie archiwalne A, B25 (dla składnic akt), BE i B, opisywanie teczek oraz znakowanie dokumentacji
- Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
- Postępowanie z dokumentacją w razie reorganizacji lub likwidacji jednostki organizacyjnej (podstawa prawna)
- Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych lub jednostek nadrzędnych
- Konsultacje indywidualne – odpowiedzi na pytania zgłoszone przez uczestników
Metodologia szkolenia
Szkolenie prowadzone jest w formie wykładów popartych prezentacją multimedialną.
Uczestnicy szkolenia otrzymują obszerne materiały szkoleniowe, które składają sie z
- "Instrukcji kancelaryjnej”
- "Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt” (do 4 rzędu)
- "Instrukcji organizacji i zakresu działalności archiwum zakładowego lub składnicy akt”
- Wewnętrznych aktów normatywnych wprowadzających w/w „Instrukcje”
- Wykazu aktów wykonawczych do ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz wykaz ważniejszych resortowych aktów prawnych regulujących w całości lub częściowo zasady i tryb postępowania z dokumentacją specyficzną
Czas trwania szkolenia 2 dni szkoleniowe
