Sztuka przewodzenia i prowadzenia zebrań

Więcej informacji

Sztuka przewodzenia i prowadzenia zebrań

  • Profil słuchacza / wymogi Wszyscy, którzy w pracy zajmują się powadzeniem zebrań i spotkań, zwłaszcza menedżerów i szefów zespołów projektowych.
  • Tutuł uzyskany Każdy uczestnik otrzymuje dyplom ukończenia szkolenia AVENHANSEN
  • Szczegółowe informacje

    1. Wstęp

    • Gra grupowa „Obelisk” – wprowadza w temat zebrań i spotkań, a jednocześnie pokazuje, jakie elementy są niezbędne, żeby został zrealizowany określony cel.
    • Wspólna analiza wnioski
    • Klasyczne błędy, które popełniają menedżerowie, projektując zebrania – czego należy unikać?

    2. Trzy kluczowe czynniki sukcesu

    • Dobry, zaplanowany przebieg spotkania (informowanie uczestników z trzydniowym wyprzedzeniem, przesłanie agendy, podział na tematy i przypisanie określonego czasu – reguła 55 minut, przypisanie odpowiednich ról – moderator, pilnujący czasu, protokolant)
    • Merytoryczne przygotowanie uczestników do rozmowy (wskazanie potrzebnych danych, informacji, wybór osób do zaprezentowania określonego tematu)
    • Konsekwentne realizowanie podjętych ustaleń (budowanie odpowiedzialności i zaangażowania poprzez typowanie konkretnych osób do konkretnych działań i uzyskiwanie zobowiązań jeszcze podczas spotkania)

    3. Warsztat – przygotowanie do zebrania

    • Praca w grupach  - uczestnicy pracują z Arkuszem Informacyjnym i projektują przebieg zebrania zgodnie z otrzymanym wzorem
    • Wspólna analiza, wnioski. 

    4. Rodzaje zebrań

    • Czy na pewno potrzebne nam zebranie?
    • Zebrania organizacyjne (zakładają udział uczestników) – są to spotkania, które mogą być szybkie, robocze  - np. przekazanie zadań do wykonania, ale także dłuższe  - dążące do wypracowania określonych rozwiązań, podjęcia określonej decyzji itp.
    • Zebrania informacyjne (uczestnicy są tylko odbiorcami przekazu), np.  informowanie pracowników o zmianach, działaniach i decyzjach przełożonych;
    • Zebrania szkoleniowe
    • Integracja załogi lub uczczenie święta

    5. Zebrania organizacyjne

    • Ćwiczenia  - dzielimy się na grupy, przedstawiamy dowolny przykładowy problem, stosując schemat takiego wystąpienia, który intuicyjnie uważamy za stosowny. Wspólna analiza, wnioski.   
    • Jak uczyć pracowników, by właściwie zgłaszali problemy? (Metoda Czterech Kroków)
    • Ćwiczenia – wracamy do podziału na poprzednie grupy. Przedstawimy pomysł na rozwiązanie problemu innej grupy, stosując własny schemat. Wspólna analiza, wnioski. 
    • Jak uczyć pracowników, by przedstawiali swoje pomysły na rozwiązanie problemu (Metoda Pięciu Kroków) 
    • Dlaczego schematy przedstawiania informacji są w przypadku bieżących zebrań organizacyjnych lepsze od żywiołowych dyskusji?

     

    6. Narzędziownia menedżera

    • Gdy zebranie ma być narzędziem kreatywnego sposobu poszukiwania i rozwiązywania problemów – wielokrotna analiza „dlaczego”, model SCAMPER, diagram ryby, technika burzy mózgów;
    • Segregowanie pomysłów poprzez Diagram powinowactwa, PMI, technikę sześciu myślowych kapeluszy de Bono, strategię Walta Disney’a.
    • Podejmowanie decyzji stylem menedżerskim, poprzez głosowanie, konsensus lub grupę ekspercką.
    • Konsensus: od małych grup do jednomyślności. 

    7. Dobra dyskusja

    • Kontrakt z uczestnikami – ustalanie reguł
    • Role w procesie dyskusji: prowadzący dyskusję, uczestnik, obserwator, ekspert
    • Umiejętność prowadzenia dialogu – formułowanie i prezentowanie własnego stanowiska
    • Definiowanie celu dyskusji, dobór stylu i metod prowadzenia
    • Kultura prowadzenia dyskusji 
    • Ćwiczenia w grupach trzyosobowych

    8. Realizacja zadań

    • Mądra bajka – dlaczego problemem jest Każdy, Ktoś, Jakiś i Nikt?
    • Jak ustalać kto i co wykona?
    • Umawianie się na kontrolę
    • Spisane-zaklepane, czyli dlaczego ustne deklaracje nie wystarczą? 

     

    9. Zebrania informacyjne

    • Studium przypadku – co powinno być bezwzględnie zawarte w przemówieniu szefa? Wspólna analiza, wnioski.
    • Expose szefa – model KMO (Korzyści – Metody – Oczekiwane zachowania)
    • Jak budować dobre wrażenie? Model 4 x PO.
    • Mowa ciała – gesty zakazane, gesty pożądane.
    • Dlaczego nie wolno przepraszać za niedoskonałości?
    • Kiedy czas na pytania z sali?
    • Wielkość audytorium  - jak je dopasować to typu spotkania (np. komunikowanie trudnych zmian a informowanie o celach strategicznych na następny rok) 

    10. Warsztat. Tak zwani trudni uczestnicy – jak sobie radzić?

    • Stres i emocje – zmiana przekonań jako kluczowa technika radzenia sobie z tremą.
    • Model ABCD emocji – jak to działa?
    • 25 sposobów angażowania uwagi uczestników, czyli o tym, że nie ma trudnych uczestników, są tylko trudne sytuacje  
    • Ćwiczenie: prowadzimy spotkanie, wykorzystując wybrane sposoby angażowania uczestników.

    11. Power Point – wróg czy przyjaciel?

    • Wszystko, co  trzeba wiedzieć o projektowaniu slajdów  -  jednorodność stylistyczna, rozmiar czcionki, liczba wersów na slajdzie, elementy graficzne, podział na moduły, dane liczbowe i wykresy.
    • Największe grzechy prowadzących prezentacje przy użyciu Power Point – zły dobór kolorów, za dużo tekstu, za dużo efektów, za dużo slajdów, brak umiejętności przerzucania slajdów, koncentracja na prezentacji, a nie na uczestnikach.

    12. Moje zebranie

    • Uczestnicy prowadzą wybrany moduł zaprojektowanego przez siebie zebrania. Pozostałe osoby reagują zgodnie ze wskazówkami trenera. Zadaniem prowadzącego jest zastosowanie właściwych technik, co wpływa bezpośrednio na zmianę nastawienia uczestników. 
    • Wspólna analiza, wnioski.

    13. Podsumowanie

Więcej informacji

Inne informacje związane z komunikacja w biznesie